湖南弘慧教育发展基金会印章及证照管理办法
第一章 总则
第一条 为建立健全本基金会管理制度，保障印章、证照使用的严肃性、安全性，严格审批手续的规定，维护本基金会的利益，根据有关法律法规规定及本基金会章程，结合工作实际，制订本制度。
第二条 本办法所称印章主要包括：本基金会公章、财务专用章、法定代表人章等。
第三条 本办法所称证照主要包括：法人登记证书（正/副本）、慈善组织公开募捐资格证书、银行开户证明等。
第二章 管理权限
第四条 本基金会应指定专人进行印章、证照的保管，不得擅自委托他人代管。证照及公章由秘书处安排专人保管，财务章由财务部门安排专人保管，法定代表人章由理事长亲自保管或委托专人保管。印章、证照管理人员如遇特殊情况外出，事先必须将印章移交行政部门负责人或其指定人员暂为代管，并做好交接手续。临时保管人员要履行印章管理人员职责。
第五条 运营部门对使用印章负有监督权。
（一）任何人不得用掌管印章的权力为自己谋私利。
（二）使用印章时应当坚持原则，严格执行印章管理制度，按程序用印。
（三）印章存放应有安全防范措施，谨防丢失和盗用。如印章丢失须立即报告本基金会领导和公安部门，并以登报或信函形通通知有关单位，声明遗失期间盖有印章的任何文书无效。
第六条 本基金会《法人登记证书》需悬挂在室内明显位置。
第三章 印章刻制、停用与销毁
第七条 本基金会根据法规要求，由秘书处凭印章刻制批准文件到公安部门指定的印章刻制单位刻制印章。任何部门和个人均不得自行刻制和更换印章。
第八条 印章正式启用时，行政部门负责登记、留样、备案。
第九条 有下列情况，印章须停用：
（一）机构变动或机构名称改变；
（二）上级部门通知改变印章图样；
（三）印章使用损坏；
（四）印章遗失或被窃，声明作废。
第十条 由于机构变动造成印章停用，行政部门应及时收回原有印章，并办理有关手续。
第十一条 印章因磨损原因须重新刻制，应由行政部门出具证明，经理事长批准并将破损印章交回方可更换。
第十二条 行政部门统一对停止使用的印章进行封存或经理事长批准，经两人以上鉴定销毁，并做好备案登记。
第十三条 遗失印章的补办，由行政部门出具补刻印章证明，附上声明印章作废报纸，到原审批机关办理补刻印章手续。
第四章 证照的申领与更换
第十四条 本基金会设立登记通过主管部门批准后，领取法人登记证正本、副本各一份。
第十五条 本基金会变更登记需要更换证照时，由行政人员按要求办理变更登记的审批备案手续后，向所属民政主管部门上缴原法人登记证书，并申领新的法人登记证书。
第五章 印章、证照的适用范围
第十六条 印章应根据秘书处的指示，经秘书长批准，由行政部门代行使用权。
第十七条 本基金会公章使用范围：
（一）以本基金会名义签发的公文、联合发文；
（二）以本基金会名义报送的各类报表；
（三）本基金会相关证件的复印件、封条；
（四）以本基金会名义办法的各类证书、奖状等；
（五）以本基金会名义同有关单位、个人签订的合同、协议书、委托书、证明、介绍信等；
（六）其他需盖本基金公章的用印。
第十八条 本基金会法定代表人章使用范围：
（一）适用于设立时登记审核；
（二）财务票据；
（三）其他需盖要法定代表人印章的。
第十九条 财务专用章的使用范围：
设立时登记审核，以本单位名义收入、支出的有关票据、支票、账册等。
第二十条 在办理刻制印章、税务登记、公证活动和本基金会年检等事宜时，按照相关部门要求，可使用本基金会《法人登记证书》。使用本基金会《法人登记证书》，须经部门负责人同意，并报秘书长批准，同时要做好使用登记。
第六章 审批程序
第二十一条 严格印章使用审批制度。
（一）公章审批流程：
1.日常文件审批：申请人在“钉钉”工作台发起“用印申请”→部门负责人审核备案→秘书长审批；日常文件包括行政事务类文件、内部文件、范本经审批确认的小额合同以及常规信息公开文件等；
2.重要文件审批：申请人在“钉钉”工作台发起“用印申请”→部门负责人审核备案→秘书长审批→理事长审批；重要文件包括上报登记管理部门或业务主管单位的文件、重大合同及协议等、重大事项对外公示文件。
（二）印章专管员需严格核查审批表中的签字内容，并做好印章使用登记，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期等。
（三）印章必须与落款一致。
（四）法定代表人章及财务专用章严格按照本基金会《财务
管理制度》执行。
第二十二条 严禁在空白介绍信、空白表格和空白便条上加盖公章。
第二十三条 严禁随意携带公章及证照外出。特殊情况下，印章外带使用的，需经秘书长批准，同时，用印人必须办理借印手续。若同时携带公章、法人章、财务专用章办理业务时，由印章保管人随印章使用人一同外出。
第二十四条 携带印章、证照外出期间，借用人只可将印章、证照用于所申请的事由，并对印章、证照的使用后果承担一切责任。
第二十五条 对于以下情况的用印，行政部门有权拒绝：
（一）公章使用审批流程签字不完整；
（二）用印的内容不在印章使用的范围；
（三）在空白介绍信或空白便条上盖章；
（四）用印经办人不是本基金会员工。
第二十六条 所有使用本基金会《法人登记证书》和用印的对外材料，相关部门必须存档一份，管理人员必须做好使用登记。
第七章 附则
第二十七条 未按本规定要求使用、保管印章、证照，造成 丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、内部惩戒直至追究法律责任。
第二十八条 本制度经由本基金会秘书处及理事长审定后
执行。
第二十九条 本制度解释权归本基金会秘书处所有。
湖南弘慧教育发展基金信息公开管理办法
（2025年4月13日经湖南弘慧教育发展基金会第四届理事会第四次会议审议通过）
第一条 为规范本基金会的信息公开行为，确保本基金会捐赠人、志愿者、受益人等利益相关方的合法权益，维护社会公众的知情权，促进本基金会业务活动健康发展，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《慈善组织信息公开办法》及本基金会《章程》，结合工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的信息公开，是指本基金会依法依规将机构治理和业务活动信息向社会公开或定向公开的行为。包括通过本基金会官方网站、登记机关规定的各类网站等方式向社会公开。
第三条 本基金会应当依法履行信息公开义务，信息公开应当真实、完整、及时。不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，不得以新闻发布、广告推广等形式代替应当履行的信息公开义务。公布的信息互相之间应当一致。公开的信息不得危害国家安全、公共安全、社会稳定。
第四条 本基金会应当依照有关法律法规和本办法的规定，在民政部门提供的统一的信息平台（以下简称统一信息平台），向社会公开下列信息：
（一） 本办法规定的基本信息；
（二） 年度工作报告和财务会计报告；
（三） 公开募捐情况；
（四） 慈善项目有关情况；（五）慈善信托有关情况；
（六） 重大资产变动及投资、重大交换交易及资金往来、关联交易行为等情况；
（七） 法律法规要求公开的其他信息。
第五条 本基金会设专人负责信息公开工作，履行公开信息的归集、发布、管理、归档等具体职责。
第六条 本基金会公开的信息包括：基本信息、募捐信息、项目信息、专项基金信息、资产信息、关联交易信息、信托信息以及其他应公开的信息。
第七条 本基金会信息公开采用互联网公开方式。本基金会信息在本基金会官方网站公开，同时在民政部门提供的统一信息平台、本基金会微信公众号等媒体上公开。同时，本基金会基本信息纸质版置于本基金会办公室，供公众查阅、复制
第八条 本基金会应当自下列基本信息形成之日起30日内，在统一信息平台向社会公开：
（一）经民政部门核准的章程；
（二）决策、执行、监督机构成员信息；
（三）下设的办事机构、分支机构、代表机构、专项基金和其他机构的名称、设立时间、存续情况、业务范围或者主要职能；
（四）发起人、主要捐赠人、管理人员、被投资方以及与本基金会存在控制、共同控制或者重大影响关系的个人或者组织（以下简称重要关联方）；
（五）本基金会的联系人、联系方式，以本组织名义开通的门户网站、官方微博、官方微信或者移动客户端等网络平台；（六）本基金会的信息公开办法、项目管理制度、财务和资产管理制度及其他重要事项。
第九条 本基金会应当按照有关法律法规规定的时限，将年度工作报告和经审计后的财务会计报告在统一信息平台向社会公开。
第十条 设立慈善项目时，应当在统一信息平台公开该慈善项目的名称和内容，慈善项目结束的，应当公开有关情况。
第十一条 在慈善项目终止后三个月内，在统一信息平台及时向社会公开慈善项目实施情况，包括：项目名称、项目内容、实施地域、受益人群、来自公开募捐和其他来源的收入、项目的支出情况，项目终止后有剩余财产的还应当公开剩余财产的处理情况。
第十二条 慈善项目由慈善信托支持的，还应当公开相关慈善信托的名称。本基金会担任慈善信托受托人的，应当每年至少一次将信托事务处理情况及财务状况在统一信息平台向社会公开。
第十三条 本基金会发生下列情形后30日内，应当在统一信息平台向社会公开具体内容和金额：
（一）重大资产变动；
（二）重大投资；
（三）重大交易及资金往来。
第十四条 本基金会在下列关联交易等行为发生后30日内，应当在统一信息平台向社会公开具体内容和金额：
（一） 接受重要关联方捐赠；
（二） 对重要关联方进行资助；
（三） 与重要关联方共同投资；
（四） 委托重要关联方开展投资活动；（五）与重要关联方发生交易；
（六）与重要关联方发生资金往来。
第十五条 本基金会开展定向募捐的，应当及时向捐赠人告知募捐情况、捐赠款物管理使用情况。捐赠人要求将捐赠款物管理使用情况向社会公开的，本基金会应当向社会公开。
第十六条 本基金会的信息公开管理办法、项目管理制度、财务和资产管理制度等管理制度自生效后30日内予以公开。
第十七条 本基金会应当向受益人告知其资助标准、工作流程和工作规范等信息。
第十八条 本基金会招募志愿者参与慈善服务，应当公示与慈善服务有关的全部信息，以及在服务过程中可能发生的风险。
第十九条 本基金会对外公开有关机关登记、核准、备案的事项时，应当与有关机关的信息一致。
第二十条 遵纪守法，遵守社会公德，以下信息不公开：
（一）涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的信息以及捐赠人、
志愿者、受益人、慈善信托的委托人不同意公开的姓名、名称、住所、通讯方式等信息，不得公开；
（二）其他涉及法律法规要求不予公开的信息。
第二十一条 本基金会不及时公开应当公开的事项或者公开的事项不真实的，任何单位或者个人可以向民政部门投诉、举报。
第二十二条 本制度解释权属基金会秘书处。经基金会理事会第四届第四次会议审议通过，自公布之日起实施执行。
湖南省弘慧教育基金会重大事项管理办法
（2025年4月13日经湖南弘慧教育发展基金会第四届理事会第四次会议审议通过）
第二条 本办法所称重大事项，是指除社会组织依法需要审批的事项以外，对社会组织自身、会员和服务对象，以及其他组织、个人和社会公众，可能产生较大影响的重大会议、重大变化、重大事件和重大活动等事项。
第三条 重大事项报告分为事前报告、事后报备和即时报告三类。
第四条 本办法规定的社会组织事前报告类重大事项包括：
（一） 理事会换届会议、提前或延期换届申请、举办论坛；基金会召开理事会。
（二） 届中调整负责人、理事、监事；
（三） 申办和承办国际或者涉港澳台会议、论坛；与境外社会组织合作和联合举办活动；组团出国出境；参加国际会议、加入国际组织；接受境外捐赠；
（四） 设立分支机构、代表机构或专项基金；
（五） 其他依法依规应当报告的事项。对事前报告类重大事项，基金会应当提前15日向登记管理机关、业务主管单位、党建工作机构提交《湖南省社会组织重大事项报告表》及有关材料。
第五条 本办法规定的报备类重大事项包括：
（一）开展经批准的评比达标表彰活动；
（二）设立或转让、注销经济实体，参与重大投资项目；
（三）接受单笔200万元（含）以上的境内捐赠；
（四）其他依法依规应当报备的事项。
开展报备类重大事项的，应于事项结束之日起15日内向业务主管单位和登记管理机关提交《湖南省社会组织重大事项报告表》及活动方案、协议等资料。
第六条 社会组织的下列事项，应当及时报告：
（一）发生安全事故，造成人员伤亡或财产损失的；
（二）违反法律法规，受到有关行政机关处罚的；
（三）发生有重大影响的诉讼活动的；
（四）主要负责人死亡、失联、被采取强制措施的；
（五）其他应当及时报告的事项。
第七条 社会组织举办重大活动，应当遵守以下规定：
（一） 不得超出章程规定的宗旨和业务范围，严格履行章程规定的决策程序；
（二） 不得对活动主题、规格、出席人员等进行虚假宣传；
（三） 不得强制要求其他组织或者个人参加；
（四） 不得开展与收费挂钩的品牌推介、成果发布、论文发表等活动；
（五） 不得以各种名目收取明显不合理的费用；已获得赞助并能满足活动开支的，不得向参加单位和人员重复收取费用；
（六） 未经授权，不得以省民政厅或业务主管单位的名义开展
活动。
第八条 基金会内部管理，包括每年工作总结及下年度工作计划的制定、年度财务收支预算及决算、秘书处在工作中遇到的重大问题等需要向理事长会议报告的重要事项，由秘书长先向理事长报告，再提交理事长会议，视情况向理事会报告。
第九条 目前本基金会的业务主管单位为湖南省怀化市教育局，登记管理机关为湖南省民政厅。 主动接受业务主管单位、登记管理机关的指导和监督。
第十条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。
第十一条 本制度解释权属基金会秘书处。经基金会理事会第四
届第四次会议审议通过，自公布之日起实施执行。
湖南弘慧教育发展基金会志愿者管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范弘慧志愿者的志愿服务工作，加强志愿者开发与管理，促进弘慧志愿服务事业发展，保障志愿者、志愿服务工作组织，特制定本办法。
第二条 本办法所称“弘慧志愿服务”是指不以物质报酬为目的，基于信念和责任，利用自己的时间、技能等资源，自愿为弘慧的教育公益事业提供服务和帮助的行为。
本办法所称“弘慧志愿者”是指在弘慧信息管理系统登记，参加弘慧志愿服务活动的人员，是隶属于弘慧基金会秘书处执行力量的一部分。
第二章 弘慧志愿者
第三条 弘慧志愿者招募标准：
（一）年满十八周岁。不足18岁的青少年参加志愿服务，应征得法定监护人同意。
（二）具备参加志愿服务相应的基本能力和身体素质。
（三）有爱心、有责任心、有热情。
（四）认同弘慧教育基金会的教育公益理念，在志愿服务过程中愿意接受弘慧的管理安排。
（五）自愿报名，志愿为需要服务的人或活动提供服务。
第四条 弘慧志愿者享有下列权利：
（一）参加志愿服务活动。
（二）接受相关的志愿服务培训。
（三）要求获得从事志愿服务的必要条件和必要保障。
（四）获得所参加志愿服务活动的相关信息。
（五）志愿者在志愿服务中遇到困难和问题，可以请求弘慧提供帮助。
（六）对弘慧秘书处的工作进行监督，提出建议、批评和意见。
（七）可申请取消志愿者身份。
第五条 弘慧志愿者应当履行下列义务：
（一）在法律法规规定的范围内开展志愿服务；
（二）遵守弘慧关于志愿服务工作的各项规定；
（三）履行志愿服务承诺，参加志愿者管理中心安排的志愿服务工作；
（四）自觉维护服务对象的合法权益，保守志愿服务对象的隐私和秘密；
（五）不得向志愿服务对象收取或者变相收取报酬；
（六）维护弘慧基金会和志愿者的声誉和形象，不得以志愿者身份从事营利活动或者违背社会公德的活动；
（七）履行相关法律法规及志愿服务工作组织规定的其它义务。
第三章 组织与管理
第六条 志愿者管理
（一）志愿者管理隶属弘慧基金会秘书处，由运营中心负责人统筹，对志愿服务工作统筹规划、指导、监督和检查，确立服务项目，落实服务内容。
（二）志愿者管理架构：
主任（一般为秘书处运营中心负责人）：负责弘慧志愿者管理体系总体搭建，志愿者工作的规划、协调和指导。建立健全志愿者动员、登记、管理、培训、评价、激励、表彰等制度。
主任助理：负责志愿者登记和管理工作，对接志愿者管理干事的志愿者需求并招募匹配的志愿者，建立健全登记志愿者档案管理系统，逐步实现网上登记和管理，促进管理工作的规范化、制度化、科学化。
志愿者管理干事：根据组织发展和业务管理不同需要，设置干事若干名，志愿者管理干事直接负责志愿者需求的提出、培训和管理相关工作。
第四章 服务管理
第七条 志愿者需求计划
（一）需要志愿服务的部门负责人，应在活动开展之前向志愿者主任助理提出志愿者需求，明确招募志愿者数量和具体任务、志愿服务项目、服务内容、服务时间、服务地点、服务补贴等具体情况，志愿者的要求等，并对在志愿服务过程中可能出现的风险作必要告知和说明。
（二）主任助理应对各部门志愿者需求进行审查，及时予以答复。不能提供志愿服务的，应当给予书面说明。如有必要安排志愿者的，应根据各活动对志愿者的需求，不定期发布志愿者招募计划，并与部门负责人及时对接，确保活动开展前期组织志愿者进行培训，以保障活动的顺利开展。
第八条 志愿者招募
招募志愿者，应当告知需要志愿服务事项的完整信息和潜在风险，招募通知可通过弘慧自媒体、网络和其他有效方式发布。同时要根据服务对象的需求，向志愿者发布信息，提供服务岗位，落实好相关的保障措施。
第九条 应募
个人申请加入弘慧志愿者，应根据自己的能力和兴趣选择匹配的志愿服务活动进行报名，按要求填写报名资料，经志愿者管理负责人审核，必要时需经过面试筛选后方可成为弘慧志愿者。首次志愿服务完成后工作人员会登记录入弘慧信息管理系统进行建档，此后志愿者即可自行登录该系统自行查询服务时长。
第十条 日常管理
（一）志愿者建设
为探索和完善弘慧志愿者队伍建设，整合社会资源更好的为受益群体服务，弘慧志愿者主要分成以下类别：
理事监事团队：弘慧理事、监事、荣誉理事、理事单位负责人及其配偶；
专业志愿者：包括基金会聘任的教育专家顾问，提供艺术、心理等学科服务的专业老师、及公益同行等；
捐赠人：弘慧的捐赠人、企业行动大使和企业志愿者；
弘慧学子：接受过弘慧资助的学生志愿者；
本地力量：参与弘慧项目活动的校长、老师、教育局官员、筑梦中心主任、辅导员。
其他志愿者：除弘慧学子以外的其他大学生志愿者、不在上述类别的其他长期志愿者。
（二）弘慧为志愿者提供必要的培训和物质、安全保障，在活动组织中要注意避免意外事故发生。弘慧积极探索和建立志愿服务活动过程中，为志愿者提供意外事故的保险机制。
（三）弘慧登记志愿者使用统一的标识（具体由每场活动自行拟定）。开展志愿服务活动时，志愿者应佩带以该标识为主体图案的标志。
（四）弘慧可在重大活动安排专门环节时或定期组织志愿者进行宣誓。
志愿者誓词：我自愿成为一名光荣的弘慧志愿者。我承诺：践行志愿精神，尽我所能，帮助他人，快乐公益，身体力行！
第五章 培训
第十一条 岗前培训
首次应募担任弘慧志愿者需要由秘书处工作人员进行专门培训（包括远程培训）；未经过培训的不能成为弘慧志愿者；
志愿者岗前培训工作主要由秘书处志愿者负责人负责，对志愿者申请人进行志愿服务基本理念培训，定期向向志愿者骨干提供专门的培训，旨在提高志愿者的服务意识和综合素质。
第十二条 业务培训
志愿者业务培训工作主要由志愿服务需求部门负责，主要提供志愿服务相关技能等方面的培训，旨在提高志愿者的服务水平和业务技能。
第六章 评价与激励
第十三条 以完成志愿服务时间累计和效果作为证明志愿服务的依据，推动建立志愿服务时间累计和效果评价制度：依据已认定的注册志愿者服务时间，实行星级认证制度；并结合志愿者服务效果，进行不定期评选表彰活动。
第十四条 星级认证制度
弘慧秘书处根据志愿者注册后参加志愿服务的时间累计，认定其为一至五星志愿者。对星级志愿者认定后，在其志愿者证及相关标识上显示相应标志（自动提取自信息管理系统）。
（一）志愿者登记后，参加志愿服务满100个小时的，认定为“一星志愿者”；
（二）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到300小时的，认定为“二星志愿者”；
（三）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到500小时的，认定为“三星志愿者”；
（四）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到800小时的，认定为“四星志愿者”；
（五）志愿者登记后，参加志愿服务时间累计达到1500小时的，认定为“五星志愿者”。
第十五条 表彰活动
志愿者参加弘慧活动结束后，各部门负责人将向志愿者颁发统一的志愿服务证书。同时，弘慧秘书处主要依据注册志愿者的服务质量，参考服务时间，不定期组织开展评选表彰活动，或在基金会现有的大型活动中，增加固定环节，对贡献突出的志愿者或三星级以上志愿者授予志愿者荣誉称号。
湖南弘慧教育发展基金会
2020年3月16日
湖南弘慧教育发展基金会电子档案管理规范
（试行）
为提升文档质量，提高工作效率，实现业务的灵活性和可持续，支撑创新业务，结合数字化文档管理现状及需要，湖南弘慧教育发展基金会（下称“弘慧”）拟通过AnyShare Cloud（公益版）平台进行基金会电子档案管理。根据《湖南弘慧教育发展基金会文档管理制度（2014年）》《弘慧教育发展基金会档案管理细则（2016年）》等基金会有关管理制度，现制订电子档案管理规范如下。
一、档案定义
本规范所指档案是基金会各项业务、工作和活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式记录文件。
二、目录结构总体规划
基金会电子档案分为基金会级与部门级档案。其中：
（一）基金会级：“知识库”，即基金会共享文档。具体目录结构如下：
1.法规政策：包括慈善事业法律法规政策、社会组织（基金会）管理政策制度等；
2.机构制度：包括机构章程及各项管理制度等；
3.文件模板：包括基金会各类规范、模板文件，如协议、申请书、图片、设计等文件模板；
4.资源库：包括各类教育、公益、捐赠资源，如捐赠人、专家库、公益课程、慈善公益机构等；
5.外部信息：包括各类与基金会外部组织、人员往来，且需要或可以向基金会全员共享的资料。
6.其他：其他需要或可以向基金会全员共享的档案。
（二）部门级档案：主要为各管理机构、业务部门相应档案。具体目录结构如下：
1.理事会：包括各届理事会设立或换届选举资料、成员名单及信息、会议及其他履职材料等；
2.专业委员会：包括各专业委员会设立、成员名单及信息、会议及其他履职材料；
3.乡村教育研究中心：包括中心筹备资料、会议、项目等资料；
4.筑梦计划：包括筑梦计划各子项目生命周期有关档案；
5.弘道计划：包括弘道计划各子项目生命周期有关档案；
6.致远计划：包括致远计划各子项目生命周期有关档案；
7.慧智计划：包括慧智计划各子项目生命周期有关档案；
8.人事行政：包括弘慧党建工作、秘书处行政办公、人事档案等有关档案；
9.财务：包括弘慧财务工作有关合同协议、政策制度、预决算、审计、税务、票据、信息公开、投资等有关档案；
10.品牌发展：包括筹款规范及对象、品牌传播、线上筹款项目等有关档案。
各文档库的子目录命名及设置，由文档库所有者根据业务需要科学规划、设置并按照实施。
三、档案管理架构
弘慧档案管理架构及职责如下：
（一）统筹指导：秘书长（弘慧档案管理委员会）。负责对数字资产管理、文档管理平台运行提出指导/修改建议；对基金会所有文档资产的审计制度、审计计划、审计结果的检查、建议和修改；
（二）协调落实：运营中心行政部门（档案管理平台管理员）负责目录调整和归档，并更新数字资产范围表；负责收集用户反馈，查看并整改相应数字资产；
（三）具体负责：秘书处各中心负责人具体负责领导本中心各部门文档数字资产目录调整和归档，并更新数字资产范围表；负责检查自己部门的各类文档存放、使用、管理情况，向一级审计员进行反馈。
四、档案规范
（一）文档命名编号规范
原则上，基金会内部档案均以“时间+业务/活动/事件全称+文体”的规范命名，如：20201018湖南弘慧教育发展基金会第三届理事会第六次会议通知、20200205湖南弘慧教育发展基金会2020年度总结表彰会议暨年会活动方案；基金会重要的会议纪要、往来公文还需编制文号，以“文号+业务/活动/事件全称+文体”的规范命名，如：如弘慧理纪要〔2020〕2号湖南弘慧教育发展基金会第三届理事会第六次会议纪要、弘慧请〔2021〕1号关于×××的请示、弘慧通〔2021〕1号关于×××的通知。
各部门具体文档命名编号规范由部门、业务负责人根据业务需要科学规划、严格实施。
（二）归档时间要求
各部门/业务负责人应在每月底前整理归档当月文件。对于基金会重要文件，如政府批文、核准文件、证照等，合同、协议书等正本及过程资料， 基金会人事任免的文件以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料， 以及其他认为需要即时归档的资料，应在传阅、办理结束或取得后即时归档。
五、档案管理平台审计运营
为确保档案目录科学连贯，归档及时、规范、完整，档案管理有关负责人应定期对基金会档案进行审计（详见图7）。其中：
（一）各部门负责人每季度应审核、更新本部门数字资产范围表 (包括条目、资产责任人、对各个类别文件归档) 、数字资产权限表，并向上级反馈数字资产范围表、运营情况；各中心负责人每季度应审查本中心各部门数字资产按规范归档和使用情况、权限按规范申请情况；
（二）运营中心行政部门（档案管理平台管理员）每季度应更新基金会数字资产范围表 (包括条目、资产责任人、对各个类别文件归档)，并向上级反馈数字资产范围表、运营情况；以数字资产类型为单位，将用户反馈规整，并提出整改建议。
（三）秘书长（弘慧档案管理委员会）每半年收集各部门负责人反馈，对运营状况进行管控；查看各部门审核结果，对各类数字资产做抽查审核，对审计情况进行管控。
六、有关事项
本规范自2021年1月12日起试行，试行期6个月。本规范与《湖南弘慧教育发展基金会文档管理制度（2014年）》《弘慧教育发展基金会档案管理细则（2016年）》有冲突的，以本规范为准。
湖南弘慧教育发展基金会秘书处
2021年1月12日
湖南弘慧教育发展基金会人力资源管理制度
（2021年12月5日经弘慧基金会第三届理事会第九次会议审议通过）
第一章 总则
第一条 为规范湖南弘慧教育发展基金会（以下简称“基金会”）的人力资源管理，特制定本制度。除国家有关规定外，基金会员工的人力资源管理事项皆按本制度办理。
第二条 本制度适用于基金会全体员工（含全职与非全职员工）。
第三条 本制度涉及到部门的定义是指基金会的各个中心，部门负责人是指中心负责人。
第二章 招聘
第四条 基金会所需员工，一律在基金会内部甄选或向社会公开招聘。工作人员分为全职、专职、兼职、实习生4种形式。其中，秘书长须为全职。
第五条 基金会员工职级分为秘书长、副秘书长、总监、高级经理、经理、助理6级。基金会聘用各级员工以资质、能力、态度适合于工作岗位为原则，但特殊需要时不在此限。
第六条 招聘程序：
（一）用人部门书面提出用人需求，并提供招聘岗位说明，发人力资源负责人启动招聘流程（年度计划外新增岗位用人需求须报秘书长审核后并报常务理事会备案后实施）。
（二）人力资源负责人负责发布招聘信息。
（三）人力资源负责人负责筛选简历等应聘资料。
（四）人力资源负责人负责组织用人部门开展初面和笔试，通过后协调秘书长或者理事长对相关候选人进行终面。
（五）人力资源负责人负责统筹落实对通过终面的候选人进行背景调查，包括但不限于对之前就职机构或者密切接触者的访谈，并形成文字材料存档。
（六）经理级别和助理级别候选人由秘书长负责终面，由秘书长办公会[1]确定是否录用，并形成决策纪要报常务理事会备案。秘书长、副秘书长、总监、高级经理的招聘及录用由常务理事会[2]负责终面。其中，高级经理和总监的录用由秘书长办公会形成决策纪要，报常务理事会审阅并安排终面；秘书长团队[3]的录用须通过常务理事会组织的答辩之后由理事会或常务理事会决定，并由理事会聘任。
（七）确定拟录用人员后，由人力资源负责人根据基金会秘书长办公会议的决策纪要文件与其确认薪资、入职日期、入职手续等，发出《录用通知书》。
第三章 入职
第七条 员工应在入职当日提供以下相关材料：
（一）离职证明（曾有就业经历者适用）；
（二）具有相关资质的医院或体检机构出具的3个月内的体检报告；
（三）能证明员工匹配岗位任职资格的学历、学位、执业资格、证书和证明资料。
第八条 入职程序
（一）填写《员工入职登记表》。基金会将对其内容妥善保存并予以保密。
（二）学习了解基金会《人力资源管理制度》、《员工手册》、行政和其他规章制度。
（三）员工如与前雇主签有任何可能影响入职基金会的劳动合同或协议（包括竞业限制协议）的，应在入职前向基金会做出书面说明，否则基金会有权根据《劳动合同法》第二十六条第一款有关内容解除劳动合同。若员工违反此项规定给基金会造成损失的，员工应承担赔偿责任。
（四）入职时员工须与基金会签订劳动合同。
（五）基金会为员工提供入职培训，内容包括但不限于基金会价值观、原则、行为规范、财务管理、人力资源管理等规章制度和业务运作等，由人力资源负责人和员工所属部门负责完成。入职培训结束后，人力资源负责人统筹员工本人和所属部门对员工入职培训进行考核评价。
第九条 不予录用情况。招聘过程中，若发现应聘者有下列情况之一的，不予录用：
（一）无法解除与原单位劳动关系或存在可能影响应聘者入职基金会的限制（例如竞业禁止限制）的；
（二）有严重身心障碍，不能保证正常工作的；
（三）已确认将要出国或脱产上学的；
（四）经背景调查证实以往的工作中有品德问题的；
（五）无法胜任招聘岗位职责要求的；
（六）有故意隐瞒违法犯罪经历的；
（七）出现严重诚信问题的；
（八）其它不宜录用的情形。
第四章 试用
第十条 试用期一般指基金会新招聘员工的试用。
（一）根据劳动合同法和本制度第五章相关规定，新进员工试用期一般为2个月。
（二）劳动合同约定实行试用期的新进员工，试用期满合格方予录用为正式员工。
（三）新员工入职当日，人力资源负责人负责其劳动合同签订，办理工牌、工作邮箱等入职手续；让其加入办公群组；带领新员工熟悉办公室环境和团队伙伴。
（四）入职第1周，用人部门和新员工共同制定试用期计划，明确员工岗位职责、试用期工作目标和关键事项；人力资源负责人和用人部门分别对其进行机构运作规范和业务相关培训。
（五）转正考核
1.在试用期间，员工应当严格遵守基金会的各项规章制度，并按照录用条件、岗位要求和试用期计划完成工作任务。
2.在员工试用期结束前，人力资源负责人至少提前10个工作日邮件提醒并召集其部门负责人[4]及团队相关伙伴召开新员工转正合议会议，客观公正地评价试用期员工态度、能力与工作表现，形成试用期员工转正相关意见报秘书长。秘书长结合相关合议意见，在员工试用期结束前至少提前一周与其开展一次面谈，并对相关转正意见组织秘书长办公会进行审批，决定员工“转正、调岗、终止试用、辞退”等，并将结果以秘书长办公会会议纪要的方式报常务理事会备案。
（六）员工在试用期内若出现不适应和不胜任工作的，由员工所在部门负责人向人力资源负责人提出建议，经人力资源负责人审核后，报秘书长办公会形成新的决策纪要，人力资源负责人可根据新的决策纪要文件，调整其试用岗位或依法解除与其的劳动关系。
（七）员工试用期转正结论，由中心负责人根据秘书长办公会会议决策，在员工试用期结束前至少提前3个工作日与员工反馈沟通。
第五章 劳动合同及人力资源档案
第十一条 劳动合同订立
（一）新招聘员工入职手续办理完毕后，与基金会签订书面劳动合同，劳动合同签订前双方需协商一致。
（二）订立劳动合同应使用基金会统一印制的劳动合同文本，自双方签订之日起生效，基金会与员工双方各执一份。
第十二条 劳动合同续签
劳动合同期满后，根据基金会发展需求、员工综合工作表现等，经双方协商一致，可以续订劳动合同。员工劳动合同期满前，人力资源负责人应至少提前一个月协调员工所在团队负责人和秘书长团队，评估决定是否与员工续签劳动合同。对于不再续签劳动合同的员工，应至少提前一个月通知员工，并在劳动合同期满后推进劳动合同终止相关手续。
第十三条 劳动合同期限
（一）原则上，基金会所有新招聘员工劳动合同期限为2年，试用期为2个月。
（二）续签劳动合同期限一般为3年。
（三）连续签订两次固定期限聘用合同后,可以订立无固定期限劳动合同。有下列情形之一，受聘者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除受聘者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同：
1.受聘者在本机构连续工作满10年的；
2.连续订立两次固定期限劳动合同，且受聘者没有劳动法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的。
第十四条 劳动合同解除
（一）基金会与员工协商一致，劳动合同可以解除；
（二）员工解除劳动合同，应当提前30日填写书面申请，经所在部门签批后，提交基金会人力资源负责人，经秘书长审批同意后方可离岗。其中，高级经理及以上职级的员工申请解除劳动合同，其所在部门收到申请后10日内报秘书长办公会审批同意，并报常务理事会批准后方可办理离职手续。
（三）员工有下列情形之一的，基金会可以提前30日以书面形式通知员工解除劳动合同：
1.员工患病或者非因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事由基金会另行安排的工作的；
2.员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的；
3.劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同达成协议的。
（四）员工有下列情形之一的，基金会可以随时解除劳动合同：
1.在试用期间被证明不符合录用条件的，具体包括以下几种情况：员工不能胜任安排的岗位工作或者不能按照规定完成工作任务的；员工伪造、虚报学历、学位，技术技能、职称证书，杜撰工作经历、资历，经查证属实的；员工有不良嗜好或者不良习气，影响基金会形象的；员工品行不端正，职业道德不规范的；员工屡次违反基金会劳动纪律、规章制度的；
2.被依法追究刑事责任的；
3.法律、法规规定的其他情形。
第十五条 劳动合同终止
（一）劳动合同期满的；
（二）受聘者开始依法享受基本养老保险待遇的；
（三）受聘者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；
（四）法律、行政法规规定的其他情形。
第十六条 劳动合同解除或者终止，基金会应当出具解除或者终止劳动合同关系的有效证明，员工可以凭有效证明材料，直接办理失业登记手续。
第十七条 员工人力资源档案管理
基金会人力资源负责人负责员工的人力资源档案材料的归档和日常管理工作。对于在人力资源管理工作中形成的各种有价值的员工档案材料（包括简历、劳动合同、年度OKR责任书、岗位调整通知、薪酬调整通知、工作总结、述职报告、荣誉、惩罚等），都应按照一定规范进行有序归档和管理。
第六章 薪酬
第十八条 基金会秉持“我们为团队成员提供有吸引力的中长期物质和非物质激励，激发他们变得越来越优秀，这样才有力量更好地帮助乡村孩子们成长”的总体设想和基本理念，根据公平合理、按劳分配的原则，努力提供富有竞争力的薪资，吸引优秀人才加入；激励员工创造优秀的业绩；使员工与基金会共同成长，彼此成就。根据公平合理、按劳分配的原则，基金会制订薪酬管理办法（详见附件《湖南弘慧教育发展基金会薪酬管理办法》）。
第七章 培训与发展
第十九条 培训学习与团队建设
（一）基金会期待与员工共同成长和进步，通过有计划的、连续性的员工能力发展方案，为员工提供多方位的培训。
（二）基金会培训包括岗前培训、内部交流分享、外部培训和参访以及员工自主培训等。
（三）员工培训学习基金。对于已转正的全职和专职员工，基金会鼓励和支持其参与（线上线下）自主培训学习，并提供自主培训学习基金，具体标准如下：
岗 位 | 培训学习基金额度上限（元/年） |
秘书长团队 | 10000 |
高级经理及总监 | 5000 |
经理 | 3000 |
助理 | 2000 |
鼓励员工参加培训之后在基金会内部同事中进行分享或者组织内部培训。员工参加培训返岗后5个工作日内，提交学习总结给部门负责人和人力资源负责人，并以此作为发放培训学习基金的前提。
（四）秘书处人力资源负责人负责统筹实施秘书处员工培训与团队建设工作，每年度制订基金会秘书处培训与团建计划及预算。
第二十条 轮岗与岗位调动
（一）调岗情形
1. 基金会鼓励项目经理以上职级的员工能够在不同的工作岗位上进行锻炼，从而促进员工全面的职业发展能力。基金会将结合业务发展需要及员工个人的主动申请，通过职位调动，帮助员工实现职业目标及规划。
2. 员工主动提出调动：员工在同一职位上工作满1年，且年度业绩评估结果为优秀及以上，在获得其部门负责人及人力资源负责人同意的前提下，可申请基金会内部空缺的职位，是否调岗由秘书长办公会的综合评估而定。
3.以绩效改进为目的的调动：员工不胜任工作的，基金会可通过其上级的业务指导及胜任能力培训以提升其工作能力。如仍无法如期改进，基金会将依据当时空缺的职位评估该员工是否匹配或胜任，如适合则调整其到该工作岗位，员工应予以服从；如不适合或无正当理由而不服从调动的，基金会将按《劳动法》、《劳动合同》及《绩效管理办法》的规定执行。
4.因员工健康状况的调动：对于患病或非因工负伤的员工，如在法律规定的医疗期满后不能从事原工作，基金会可调整员工的工作岗位。
（二）调岗程序
1.基金会的空缺职位将通过有效的内部人力资源开发、全面的人力规划及透明的内部甄选的方式，根据员工的表现和能力优先考虑，由基金会内部员工填补；如内部人才无法满足，基金会将会从外部招募人才。
2.无论何种调动，需跨部门征求意见，由秘书长办公会决策。其中，助理和经理级别的调岗由秘书长办公会做出决策纪要，报常务理事会备案，并发至人力资源负责人落实调岗安排；高级经理和总监的调岗，由秘书长办公会决策通过，并报常务理事会审批同意后，人力资源负责人落实调岗安排。员工岗位调动后，该员工的相关资料须送交人力资源负责人记入员工档案。
第二十一条 晋升
（一）晋升原则
1.遵照职位空缺或者确需设立的原则；
2.遵照客观、公平、公正、公开的原则；
3.遵照科学考评、岗位胜任、择优的原则；
（二）晋升标准
1.个人品德端正，积极进取，团结协作；
2.认同基金会价值理念，具有饱满的工作热情、高度的工作责任心、上进心；
3.具备晋升岗位相关的素质能力；
4.具有较好的适应性和发展潜力；
5.对基金会有积极贡献、表现出色者。
（三）晋升流程
1.基于晋升原则、晋升标准和基金会相关制度规范，在年度绩效评估完成后，年度绩效评估为卓越或者在同一职级连续两年为优秀，优先获得晋升答辩的机会。人力资源负责人协同各个中心负责人，汇总计划参加晋升答辩的名单报秘书长办公会确认后开展员工晋升答辩。
拟晋升级别为经理的，向秘书长办公会做一次晋升答辩，由秘书长办公会确定是否晋升，并形成决策纪要，报常务理事会备案。
拟晋升级别为高级经理和总监级别的，向秘书长办公会做初次晋升答辩，由秘书长办公会形成决策纪要，报常务理事会审阅并安排二次晋升答辩。
拟晋升级别为副秘书长和秘书长的，按照秘书长团队管理办法参加竞聘。
2.参与晋升答辩的员工，是否晋升及晋升后薪级等，以晋升答辩结束后的相关决策结果为准。
3.秘书长在晋升答辩会议决策后3个工作日内与拟晋升员工进行面谈。
4.人力资源负责人向秘书处团队发布员工晋升通告。
第八章 交卸手续
第二十一条 当人员发生轮岗、调岗、晋升等变动时，相关员工应主动在变动前5个工作日内办理交卸手续，并经继任者确认，接受继任者中心负责人监督。相关交卸手续须在员工正式变动前抄送人力资源部门存档。
第二十二条 交卸手续的内容及范围：
（一）未办及未了事项；
（二）主管的财物、事务及相关档案资料；
（三）未办结、待跟进的财务工作。
第九章 离（停）职
第二十三条 基金会员工因触犯法律嫌疑重大而被羁押或提起公诉者，基金会指定其上级领导代理其工作，并全力配合公安、检察、司法等机关的合法调查。在事件发生之后6个月内，员工经终审判决无罪的，恢复正常工作，否则按照自动离职处理。
第二十四条 员工离职均应办理交接手续，经各部门交接人确认，并由人力资源负责人报秘书长办公会议形成决策纪要文件后，才能办理离职手续。
第二十五条 离职人员应按照基金会有关规定，及时办理离职各项手续，及时办理工作资产、办公用品、基金会相关资料等退还手续。
第二十六条 员工离职相关手续办理完毕后，方可结算离职工资，离职手续不清的员工不予结算其离职工资。
第十章 沟通交流机制
第二十七条 周例会。基金会管理层团队和各部门分别每周召开工作例会，并形成会议纪要。会议纪要应发送给参会人员，并抄送秘书处全体员工。
第二十八条 季度总结交流会。基金会每季度召开一次工作总结交流会，汇报、交流基金会季度、半年度、年度业务开展情况、财务状况、机构重大事项等信息。季度工作总结交流会由运营中心组织，一般不超过1天；半年度和年度工作总结交流会时长可根据实际情况进行调整；季度总结交流会至少邀请1-2位常务理事会成员参加。
第二十九条 秘书长办公会。秘书长办公会是秘书处的最高决策会议，根据需要不定期召开，每周不低于一次。秘书长办公会除了秘书长团队成员必须参加之外，可以根据会议内容邀请其他人员参加。秘书长办公会的形式可以线上线下结合，每次会议都要形成文字纪要，当天报常务理事会备案。
第三十条 基金会负责人与员工的交流。基金会鼓励并积极协调理事长、理事团队、秘书长团队与员工进行沟通与交流。秘书长应每半年与每位员工开展不少于1次的沟通，对员工相关情况进行了解，给予鼓励、指导、支持和鞭策。各部门负责人应在日常工作中主动关心和支持员工的成长和发展，适时向部门员工提供管理、业务和情绪等方面的支持和帮助。
第三十一条 个人工作报告。员工应定期填写、提交工作周报，年度工作报告。
第十一章 其他
第三十二条 本制度于2021年12月5日经基金会第三届第九次理事会审议批准，自2022年1月1日起实施执行。本制度解释权属基金会秘书长团队和人力资源负责人。
湖南弘慧教育发展基金会财务管理制度
（2025年4月13日经弘慧基金会第四届理事会第四次会议审议通过）
2025年4月
目录
第九章内部会计控制与财务监督.................................................................................... 8
附件：湖南弘慧教育发展基金会财务制度管理细则............................................. 13
湖南弘慧教育发展基金会财务管理制度
（2025年4月13日经湖南弘慧教育发展基金会第四届理事会第四次会议审议通过）
第一条 为规范本基金会财务管理，保障资金安全，提高使用效益，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》等法律法规，结合本基金会章程、宗旨，制定本制度。
第二条 本基金会财务管理的主要任务是通过资金的管理和运用，
对机构的经济活动进行综合管理。具体包括：管理各项收入，降低成本费用，合理安排和使用各项资金；加强经济核算，提高资金使用效益；建立健全财务管理制度和规程，加强财务监督、检查；维护机构财产完好，充分发挥财产物资效益；开展财务分析，参与机构经济决策，规范财务信息披露，促进机构建设和事业发展。
第三条 财务管理的内容包括：财务管理体制、预算管理、收入
管理、支出管理、实物资产管理、投资管理、会计核算与财务报告、内部控制与财务监督、财务会计信息披露和会计档案管理等。
第四条 基金会的财务活动依法接受国家有关管理部门和社会公众的监督，接受国家有关部门的检查与审计、会计师事务所对年度财务报表审计及重大项目的专项审计。基金会法定代表人离任之前，应当进行财务审计。
第五条 理事会审议年度预决算、财务报告及重大事项；下设理事长会议，理事长会议由理事长、副理事长和秘书长组成，在理事会授权下行使日常工作决策和指导职权；秘书长负责日常财务管理；监事会履行财务监督职责，检查会计凭证及年度审计报告。
第六条 基金会内部实行分级权限管理及岗位职责分离，以达到相互制约、相互监督之目的， 保证基金会财务运作的真实性、合法性及合理性。
第七条 基金会财务管理职能设在运营中心，其财务职能如下：
1.拟订基金会财务与资产管理制度，并监督执行；
2.制订基金会会计核算办法，负责会计核算与财务分析工作；
3.负责基金会财务预决算管理；
4.负责财务监督与财务风险防范，维护机构财产安全；
5.研究基金会财务信息化的完善与优化，按要求完成财务信息披露工作；
6.负责基金会资产的保值、增值工作。
第八条 基金会根据章程、业务开展情况配备有专业资格的财务人员，规范财务工作流程及岗位责任，切实做好财务管理工作。
第九条 岗位职责分工：会计人员：依法设置会计科目，进行权责发生制核算；编制年度预算及财务报告，监督预算执行；管理票据领用、核销及会计档案归档；负责年度审计工作。
出纳人员：负责现金及银行存款收付，登记日记账；保管财务印章、支票及有价证券；按月编制《银行存款余额调节表》，确保账实相符；完成税务申报；负责资产管理工作。
第十条 人员交接规范：财务人员离职或调岗时，需编制移交清
册（含凭证、账表、印章、票据等），移交过程由财务负责人监交，三方签字确认后存档。
第十一条 本基金会执行全员参与的全面预算管理体系：从机构的年度计划出发，将机构所有部门、人员和各项活动的收入、支出均纳入预算，实现对基金会的业务活动的控制，并作为考核目标严格贯彻、落实。
第十二条 年度预算由各项目组按工作计划编制，由运营中心汇总后提交秘书长团队审议通过后交理事长会议审议，再报理事会审批后正式执行。
第十三条 预算管理由秘书处负责，在秘书长直接领导下，运营
中心作为预算管理机构，负责预算编制的初审、汇总及预算执行监督、执行分析等工作。
第十四条 预算调整按照偏差5%～10%、10%～20%、20%以上分别需要通过秘书长团队、理事长会议、理事会审议，审批通过后执行。
第十五条 按季度、半年度、年度进行预算执行情况分析与反馈。年终决算时，对机构和各项目年度预算执行情况进行总结、反省。机构年度预算执行情况每年需报理事会审议通过。
第十六条 基金会收入分为捐赠收入、投资收益及其他收入，各项收入应当按是否存在限定划分限定性收入和非限定性收入。
第十七条 按年度工作计划依法开展定向募捐活动，筹集开展章程规定的公益活动的资金，各项收入均纳入年度总预算统筹计划。第十八条 基金会获得的投资收益，按照基金会内部相关机制进行管理和分配，全部用于基金会的公益事业支出。
第十九条 接收货币性资产捐赠，以实际到账金额确认捐赠收入；
接受非货币性资产捐赠，应当以其公允价值计算，并在完成资产的所有权转移后方能确认收入。公允价值的确认，需取得证明捐赠非货币性资产公允价值的支持性文件，如捐赠企业的出库价格证明、供应给其他商家的价格、大型购物平台的价格或者同类价格。
第二十条 各项收入均归口由运营中心财务统一管理，按收入来
源及渠道建立相应的管理和核算流程，保证收入入账的及时与完整。
严格各类票据的使用和签发，严格捐赠票据及其他票据的使用和签发，妥善保管各类票据。
第二十一条 严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律，建立健
全本基金项目财务管理制度、财务报销规定及各项支出的审批程序。各项费用支出必须贯彻厉行节约和量入为出的原则，支出的范围、标准合理、合规，并严格执行理事会批准的年度预算。
第二十二条 基金会的支出按照其功能分为业务活动成本、管理费用、筹资费用及其他费用。各项费用应在实际发生时按其发生额计入当期费用。
第二十三条 业务活动成本指为了实现基金会使命及其业务活动目标，开展业务活动或者提供服务时发生的各项耗费。业务活动成本应按项目及费用性质分类进行核算和列报。开展公益项目前应制订项目的资助标准及该项目直接相关的运行成本的支付标准、列支原则、审批程序。
第二十四条 管理费用是指为组织和管理其业务活动所发生的各项费用，包括理事会经费和行政管理人员的薪酬福利，以及办公费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费和应偿还的受赠资产等。
第二十五条 筹资费用指为筹集业务活动所需资金而发生的费用，
包括民间非营利组织为了获得捐赠资产而发生的费用以及应当计入当期费用的借款费用、汇兑损失（减汇兑收益）等。民间非营利组织为了获得捐赠资产而发生的费用包括举办募款活动费、准备、印刷和发放募款宣传资料费以及其他与募款或者争取捐赠资产有关的费用第二十六条 其他费用，是指民间非营利组织发生的、无法归属到上述业务活动成本、管理费用或者筹资费用中的费用。
第二十七条 严格区分行政支出与项目支出等各项费用。某些费用如果属于多项业务活动或者属于业务活动、管理活动和筹资活动等共同发生的，应当提供可靠的人力、物资、费用支出的计算依据，将这些费用按照合理的方法在各项活动及费用项中进行分配。
第二十八条 基金会应加大项目实施进度，提高项目执行效率，确保慈善活动年度支出符合《中华人民共和国慈善法》规定，并努力提高慈善活动支出比例。基金会管理费用占基金会年度总支出的比例不得超过《中华人民共和国慈善法》等相关法律规定。
第二十九条 实物资产指基金会拥有或控制的、能以货币计量的物资财产，包括捐赠物资、 固定资产及低值易耗品等。
第三十条 实物资产管理原则：及时建账入账，专人管理，财务监督、核算；处置方式合法、合规，物资使用符合机构章程，针对各类资产制订资产管理办法，最大限度地发挥物资的使用效益。第三十一条 捐赠物资指社会各界捐赠的物资财产以及用接收捐
赠的项目资金采购的捐赠物资。规范捐赠物资接收、物资采购、入库、仓储、出库及发放、会计记录等管理流程，保护捐赠物资的安全与完整。接受捐赠的物资无法用于符合其意愿的用途时，在征得捐赠人同意的情况下，可以调整用途或依法拍卖、变卖，所得收入用于基金会相关公益事业支出。
第三十二条 固定资产管理。固定资产是用于基金会业务活动，单位价值在规定标准2000元以上、耐用时间在一年及以上的办公设备或其他设施；单位价值虽已超过规定标准，但易损坏，耐用时间在一年以内的，不作为固定资产管理。固定资产分类管理、计提折旧，建立包括采购、验收、领发、保管、调拨、检修、盘点、处置等管理流程的管理办法。
第三十三条 低值易耗品是指不能作为固定资产的各种办公设备，
如价值低于1000元的电子设备、日常用具等。低值易耗品取得、验收和日常管理、处置等管理方法参照固定资产的执行。低值易耗品采用一次摊销法。
第三十四条 无形资产等其他资产的管理参照实物资产的管理，国家有相关规定的，按国家规定执行。
第三十五条 基金会的资产保值增值是指通过对基金会可支配资产进行合理规划和运用，实现基金会资产保值、增值的工作。
第三十六条 基金会保值增值投资活动严格执行《慈善组织保值
增值投资活动管理暂行办法》，遵循合法、安全、有效和谨慎性原则，制订资产保值增值管理办法，在保证资金的安全及必要的流动性前提下，努力提升资产管理水平，实现资产的保值、增值。详见《湖南弘慧教育发展基金会保值增值投资活动管理办法》
第三十七条 基金会按照《民间非营利组织会计制度》，严格按
照《会计基础工作规范》《会计档案管理办法》等规定填制会计凭证、登记会计账簿、管理会计档案，加强内部会计监督，提高会计信息质量和管理水平，编制和提供合法、真实和公允的财务报告。
第三十八条 严格按照国家有关财务会计制度规定，进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实，以记录年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据，认真组织机构财务会计核算，做到账表一致、账账一致、账证一致、账实一致。
第三十九条 严格按国家规定定期编制财务报告，年度财务报告接受会计师事务所的审计。财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书构成。
第四十条 结合项目管理和服务特点，建立科学、合理的财务分析指标。通过分析，反映业务活动和经济活动的效果，并将分析结果及时反映给秘书处和理事会，为其决策提供科学、可靠的依据，并由出席理事会成员、监事会成员签名确认审议/监督意见。
第四十一条 财务分析报告的内容有：预算执行情况分析，资金、
资产的运用及效率分析，收入、费用支出分析，财产物资的管理情况分析等。
第四十二条 内部会计控制，是指由理事会、秘书处和全体员工
共同实施的、旨在合理保证实现以下基本目标的一系列控制活动：第四十三条 内部监督：财务人员通过收支审核、财务分析等，对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。杜绝违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为。一旦发现违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为，要及时予以制止、纠正，性质比较严重的，要上报有关部门和上级领导，并按相关规定严肃处理。
第四十四条 接受监事会的监督：监事会依照相关规定的程序检查基金会的财务和会计资料，包括但不限于基金会会计凭证、账簿以及年度财务报表等资料。
第四十五条 接受政府有关部门、捐赠人及社会各界的监督：
（一）按照相关法律法规的规定接受业务主管部门、登记管理机关的管理与监督，接受捐赠人及社会公众的查询、监督；
（二）依照有关法律、行政法规的规定，如实提供会计凭证、会
计账簿、财务会计报告和其他会计资料以及有关情况，依法接受财政、审计、税务、银行等部门实施的监督检查。
第四十六条 同一岗位人员应定期做适当调整和更换，避免同一人员长时间负责同一业务。
第四十七条 按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项，必须严格履行签字或盖章手续。
第四十八条 应当加强与货币资金相关的票据管理， 设立专门的账簿对票据的转交进行登记，防止空白票据的遗失和被盗用；对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管；不得跳号开具票据，不得开具印章齐全的空白支票。
第四十九条 银行预留印鉴和有关印章的管理应当严格有效。财
务专用章应当由专人保管，个人名章应当由本人或其授权人员保管，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。
第五十条 发挥会计系统的控制作用，加强内部审计工作，建立内部会计控制定期报告制度。
第五十一条 会计人员要遵守财务工作纪律、有良好的职业道德，
无贪污受贿、违法违纪行为；会计人员对不合理、不真实、不完整的原始凭证和违反国家财务制度规定的收支，应严格按〈会计法〉和国家有关规定办理。
第五十二条 运营中心应通过过程监督及事后财务分析等方式，
对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。对违反国家财政、财务制度和财经纪律的行为，要及时予以制止、纠正，性
质比较严重的，要向领导及有关部门报告，并按有关规定严肃处理。
第五十三条 出纳人员负责现金管理。出纳人员应建立现金日记账，逐笔记载现金收付，现金的核算应做到日清月结，其账面余额必须与库存现金相符；
第五十四条 出纳人员应严格遵守并执行中国人民银行的规定，不坐支现金，不以“白条”抵充库存现金；
第五十五条 银行存款及支票管理：
1、 出纳人员应建立银行存款日记账，分银行逐笔登记银行存款的收支；
2、 基金会会计人员负责每月将银行存款的账面余额与银行对账单定期核对，并编制银行存款余额调节表；
善保管，并在支票登记簿上登记； 4、基金会网银优盾由会计和出纳员分开保管，银行付款由会计和出纳一并进行付款。
第五十六条 基金会按照《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《慈善组织信息公开办法》等国家相关法律法规定期进行财务信息披露。
第五十七条 财务信息披露的内容包括但不限于：
（一）财务管理制度。
（二）经审计的财务会计报告。
（三）慈善项目、慈善信托的收支情况。
（四）重大投资内容与金额。
（五）重大交易及资金往来事项与金额。
（六）关联方交易具体内容与金额。
第五十八条 建立定期财务信息披露制度，提供真实、及时、公
允的财务会计信息；按照基金会章程的规定及上级主管部门的要求，每年在规定时间内在基金会官方网站及“慈善中国”平台公布年度工作报告和经审计的财务报告。
第五十九条 以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由财务人员按会计制度核算并编制，报秘书长审阅批准后，方可对外提供或披露。重大财务信息的披露，必须按规定报理事长会议批准后方可执行，并纳入财务会计报告的内容。捐赠人有权查询捐赠资金的使用情况，基金会应在10个工作日内予以书面回复。
第六十条 会计档案是记录和反映基金会经济业务活动的重要历史资料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料。
第六十一条 基金会会计档案管理按照《湖南弘慧教育发展基金会财务会计档案管理制度》执行，实行专人管理。会计档案由财务会计负责整理归档。
第六十二条 基金会会计档案不得外借，遇有特殊情况，须经基金会秘书长批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
第六十三条 销毁会计档案须按规定程序审批。对到期未了结的债权债务的原始凭证及其他未了事项的原始凭证不得销毁，单独抽出另行立卷，保管到未了事项完结时为止。
第六十四条 基金会针对具体业务制订的财务管理办法为本制
度的补充规定或详细解释，与本制度具有同等效力，但不得与本制度相冲突。
第六十五条 本制度于2025年4月13日修订，经本基金会第四届理事会第四次会议审议，自审议通过之日起实施执行，同时原制度废止。
附件：《湖南弘慧教育发展基金会财务制度管理细则》
附件：
湖南弘慧教育发展基金会财务制度管理细则
第一条 项目支出审批程序
（一）按学期支付的奖助学金项目，每个学期开学之后由项目负责人将奖助学金拨付明细单提交部门负责人初审、财务人员复核、再由秘书长、理事长确认后支付。项目负责人及财务人员至少每半年对奖助学金发放、申领情况进行核查，确保资金的安全发放。
（二）项目、大型活动等预算内支出由项目负责人将付款单先后
提交部门负责人和财务人员审核，后由秘书长、理事长确认后支付；第二条 日常费用开支的审批程序
（一）日常费用支出的审批
日常费用开支原则上不提倡借备用金，费用发生后应及时整理票据提交部门负责人审核，报财务人员复核后由秘书长审批后支付。如
需借备用金，需提交活动方案及整体预算，并及时报销结清备用金。
（二）购置固定资产的审批
基金会购置固定资产应由运营中心提出购置固定资产的报告，报秘书长核准后，提交理事长审批。固定资产管理由运营中心行政负责人负责。
（三）其他费用的审批
其他费用由秘书处审批，财务人员核实后，报秘书长/理事长批准方可报销。
（四）所有项目活动支出、行政费用支出需抄送理事长。
第三条 审批权限
基金会所有付款均通过相关系统完成审批流程，各级审批权限如下：
（一） 常规预算内付款审批：单笔项目付款、日常费用款金额在 5万元以内的支出由基金会秘书长终批；单笔项目付款、日常费用款金额在5万元及以上的支出由基金会理事长终批。
（二） 预算外付款审批：单笔项目付款、日常费用款金额在2000 元以内的支出由基金会秘书长终批；单笔项目付款、日常费用款金额在2000元及以上的支出由基金会理事长终批；单笔项目付款、日常费用款金额达到50万元及以上的支出需理事会批准后方可支付。
第一条 基金会财务支出包括项目活动支出费用和行政管理支出费用。
第二条 基金会资助款项及捐赠物资报销规定：
（一）资助个人或机构善款，报销须提供捐赠协议、捐赠收据或领款签收单；
（二）捐赠物资报销时须提供物资购买发票、捐赠协议、捐赠收据和所捐物品的接收单；捐赠固定资产时应办理变更手续。第三条 项目活动支出费用和行政管理支出费用报销规定：
（一）物资费用
购买办公用品、活动物料、书籍、礼品等物资，报销时须附上物资销售发票、物资明细清单，物资明细总价和发票金额一致。超过一定金额以上的物资采购还需附上采购合同及比价单等，具体采购方式详见《湖南弘慧教育发展基金会采购管理办法》。
（二）交通费
1、出租车费：发票背后注明乘车事由、出发地点、到达地点、乘车人姓名； 2、停车费、过路费、燃油费、汽车保险费：报销须附上用车申请单、费用发票、保险合同等；项目执行过程中租用个人车辆，燃油费按车型不同以不高于2元每公里标准核报，其他行驶费用按实际发生额报销。
3、员工差旅过程中的交通费报销标准详见“第三章 关于工作人员差旅费开支的有关规定”。
（三）餐费
1、招待用餐：报销须附上被接待人员的姓名、单位、职务及来访事项，发票需附上餐费清单；
2、项目活动餐：报销时须附上项目活动方案、用餐人员名单、发票附餐费清单；
3、员工用餐：报销时须注明用餐事由、用餐人员姓名，发票附餐费清单；
4、用餐标准：每餐人均控制在50-80元，特殊情况下超过标准须报秘书长审批后才能报销，否则超过部分由负责人自行承担。
（四）住宿费
1、报销时根据支出类型分别附上住宿发票、住宿清单、相关合同、项目活动方案等；
2、项目执行过程中的住宿费用标准略高于员工出差标准：县城不超过280元/晚、市级城市不超过300元/晚、省会城市不超过
350元/晚、北上广深等大都市不超过500元/晚（在特殊原因情况不超过600元/晚，并需报秘书长同意）。
（五）会务费
报销时须附上会务发票、消费明细及会议通知、签到表、会务方案、相关合同等。
（六）劳务费
1、 基金会聘请外部专家、名师授课、评审、调研等行为提倡志愿服务精神，应以实际服务时长计算为志愿服务时间，专家、名师为服务发生的交通、餐费等支出按相关标准报销；如确需支付劳务费的，应根据聘请专家的级别、专业影响力、服务内容等制定相应的劳务费支付标准，根据服务时长计算确定劳务费总额，并尽量争取公益价格，且发放了劳务费的服务不能计算为志愿者服务时间；
2、 报销劳务费时须附劳务协议、专家个人信息、服务内容等，劳务费发放需通过银行转账，并依法代扣代缴个人所得税。
3、 专家、名师劳务费标准限额如下（下表补贴标准均为税前标准）：
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类型 | 服务内容 | 补贴标准（元） | 备注 | |
湖南弘慧教育发展基金会项目管理制度
（2025年4月13日经湖南弘慧教育发展基金会第四届理事会第四次会议审议通过）
第一条 为规范湖南弘慧教育发展基金会（以下简称“基金会”）的
项目管理，提高项目管理质量，实现基金会的使命和战略，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》、基金会章程及其他国家相关法律法规，参照公益行业相关通行的规则，制定本制度。
第二条 本制度包括项目立项管理、项目实施管理、项目财务管理、项目评估管理、项目信息管理五个部分。
第三条 根据《中华人民共和国慈善法》《湖南弘慧教育发展基金会章程》，基金会立项应遵循的基本原则是：
（一）符合基金会章程的相关规定，促进基金会的使命达成。
（二）符合基金会的战略定位和中短期发展目标。
（三）确保项目的公益性和专业性，满足项目的可持续发展目标。
第四条 立项审批权限
（一） 项目实施战略调整、重大项目暂停或终止、项目实施地域变化或者在现有项目体系基础上增减公益项目的二级目录（现有项目体系见附件1）等重大事项由基金会进行决策，包括项目年度计划、年度预算和年中预算调整等事项。
（二） 在已有项目县域内新增项目点、项目实施路径方式优化调整等项目管理中的具体事项，由基金会秘书长团队会议进行决策，并报理事长会议知晓。
（三） 新增应急救援类、定向救助类、政府导向类、社会热点类的临时性公益项目或公益活动，由秘书长团队会议形成一致意见之后报理事长会议审批。
第五条 新项目立项程序
（一） 新项目立项动议需由该项目负责的中心形成书面的立项建议，提交给秘书长团队会议进行讨论和审议，研判是否同意启动立项程序。
（二） 如果秘书长团队会议形成了决策意见，同意启动新项目的立项程序，则由秘书长团队协调资源，指定负责人牵头组织开展立项调研，并形成《立项调研报告》和《项目计划书》。
（三） 基金会秘书长组织召开新项目的立项评审会，对《立项调研报告》和《项目计划书》进行审阅修改，并代表秘书处签署立项的意见，提交基金会理事会进行决策。
（四） 新增应急救援类、定向救助类、政府导向类、社会热点类的临时性、短期执行的公益项目或公益活动，由项目中心起草《项目实施计划书》，提交秘书长团队会议审核后，提交理事长会议审批。
第六条 立项备案
（一） 凡获得批准正式立项的重大项目，应将项目资料发送给全体理事会成员知晓。
（二） 项目立项需提交的《项目计划书》为格式材料，必须包含中长期项目预算，《立项调研报告》可依据不同项目类型编写。
第七条 基金会实行项目负责人制度，项目负责人负责项目的日常管理和定期汇报，确保项目按计划有序推进，保证资金使用按预算执行，同时及时跟踪和评估项目效果。
第八条 项目中心负责制订项目年度计划及年度预算，经秘书长团队会议审议之后，提交基金会理事会进行决策。
第九条 项目年度计划及预算作为年度内项目执行的基础和标准，实际执行允许偏差在5%以内。如果年度执行过程中发生了重大情况变化，需要由项目中心提出项目预算调整的建议，经秘书长团队会议审议之后，报基金会理事长会议审批。
第十条 在项目实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，需要调整项目计划的情况，由项目中心形成文字建议，提交秘书长团队会议形成一致意见后，报理事长会议批准。
第十一条 项目执行需按照项目计划书的标准组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。
第十二条 项目执行过程中，项目负责人需以半年度为周期提交《项目报告》，作为项目存档以及公示、汇报的依据。
第十三条 对于结项和终止的项目，项目负责人需出具结项报告，由项目中心提交给秘书长团队会议进行审议，形成结项的结论。重大公益项目结项材料需及时发送给理事会成员，作为报告和备案。
第十四条 所有项目文件由项目中心统一管理，并在基金会档案管理系统中备份；项目参与方须严格遵守相关保密规定，不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目内容。
第十五条 基金会对项目资金实行预算管理，由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项报告、实施方案和年度计划，编制年度项目预算，并按照理事会批准后的预算执行。
第十六条 基金会项目年度的预决算需做到精细化管理，误差控制在
5%以内。
第十七条 项目负责人按预算对项目资金实行报账制管理。每笔开支需严格按照财务审批流程报销，确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。
第十八条 基金会财务部门对项目资金使用情况有权力和责任进行检查、监督和审计，并定期向秘书长团队会议汇报项目阶段性或项目完结财务报告。
第十九条 项目资金的管理和使用需主动接受理事会、主要捐赠人、监事会的检查与监督。
第二十条 项目负责人按半年度为周期提交项目报告，由基金会项目中心负责人依据实际情况进行检查验收，并书面反馈意见。项目负责人需及时按照提出的整改意见改进，以取得更好的项目效果。
第二十一条 项目实施单个年度周期结束后，由项目中心组织对所开展的项目进行内部评估和评定，并将评定结果内部存档。
第二十二条 重大项目结项或执行期内，经理事长会议批准，可以邀请外部团队开展专项评估，评估报告作为项目重要成果，评估经费计入项目经费。
第二十三条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行电子化和纸质化双重管理，所有项目档案都需存储为电子档案，重要的项目文档需存储为纸质档案。
第二十四条 项目负责人需确保项目数据的及时准确，并及时存档，项目中心负责人及秘书处档案管理负责人共同督促和检查。
第二十五条 规定必须存档（电子和纸质双重备份）的项目档案有：
（一）项目团队情况、项目相关方材料。
（二）项目立项调研报告及立项审批流程文件。
（三）最新版本的项目计划书。
（四）项目年度报告（含项目年度财务报告）。
（五）项目结项报告。
（六）其他相关的重要的项目文件和材料。
第二十六条 项目信息存档工作，每半年集中检查一次。
第二十七条 项目实施情况，应与基金会品牌传播联动，在基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。
第二十八条 本制度于2025年4月13日修订，经本基金会第四届理事
会第四次会议审议，自审议通过之日起实施执行，同时原制度废止。弘慧基金会项目体系表
一级项目名称 | 二级子项目名录 |
筑梦计划 | 筑梦奖助学金（筑梦奖学金、立志助学金、担当奖学金） |
校内主题陪伴 | |
高中弘慧社/班 | |
慧行走访 | |
星火计划 | |
青苗计划 | |
营地计划 | 乡村训练营 |
挚友夏令营 | |
城市实践营 | |
公益成长营 | |
好校长计划 | 湖南乡村好校长计划 |
县域好校长成长计划 | |
乡村好校长论坛 | |
社群支持 | 弘联会 |
湘村好校长之家 | |
县域发展计划 | 县域定向捐赠自主项目 |
县域资助类公益项目 | |
县域社群运营 | |
县域赋能项目 | |
合作与发展项目 | 公益行业支持项目 |
其他组织自主项目 |
